Una buena plantilla Excel para logística y transporte no debería limitarse a guardar fechas. Su función es permitir que una persona vea en segundos qué operaciones están activas, cuáles requieren acción y qué información falta.
1. Seguimiento de envíos
Para importaciones y exportaciones, una hoja de seguimiento suele incluir:
- Referencia de operación.
- Cliente o proveedor.
- Origen y destino.
- Modo de transporte.
- Naviera, aerolínea o transportista.
- BL, AWB, CMR o referencia equivalente.
- ETD y ETA.
- Estado y prioridad.
- Responsable y última actualización.
2. Control documental
Conviene relacionar cada operación con los documentos que necesita: factura, packing list, documento de transporte, origen, despacho, VGM o certificados específicos.
3. Costes de importación
Si compras en el extranjero, otra hoja puede reunir mercancía, flete, seguro, derechos, gastos locales y transporte interior para estimar el coste total y el coste por unidad.
4. Free days, demurrage y detention
En operaciones con contenedores es útil separar el control de días libres de terminal y equipo, las fechas límite y las fechas reales de salida o devolución.
5. Dashboard
Cuando hay varias operaciones, un dashboard ayuda a resumir:
- Operaciones activas.
- Llegadas próximas.
- Operaciones vencidas o con incidencia.
- Documentación pendiente.
- Contenedores próximos al límite de free time.
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Si tu necesidad principal es el seguimiento diario, consulta el Tracker Profesional de Envíos. Si prefieres varias herramientas juntas, revisa los Packs ImportVista.
Excel puede ser una solución práctica cuando el volumen y el nivel de automatización necesario encajan con un control manual o semiautomático. Para operativas complejas, puede ser necesario combinarlo con sistemas especializados.