La documentación de exportación cambia según el país de destino, la mercancía, el medio de transporte y el régimen aplicable. Aun así, muchas operaciones comparten una base documental que conviene revisar siempre antes de la salida.
Documentos de exportación más habituales
- Factura comercial: identifica comprador, vendedor, mercancía, valor y condiciones de venta.
- Packing list: detalla bultos, pesos, dimensiones y contenido.
- Documento de transporte: B/L para marítimo, AWB para aéreo o CMR para carretera, según corresponda.
- Certificado de origen: cuando sea necesario por requisitos comerciales o aduaneros.
- EUR.1, ATR u otros documentos preferenciales: cuando la operación y el acuerdo comercial aplicable lo permitan.
- Declaración aduanera: según el régimen y el procedimiento utilizado.
- VGM: en transporte marítimo cuando corresponda.
- Licencias, certificados sanitarios o controles específicos: cuando la naturaleza de la mercancía lo exija.
Cómo hacer una checklist documental
En lugar de guardar los documentos como una lista fija, conviene añadir campos que permitan saber qué falta y cuándo debe estar listo:
- Documento.
- Responsable.
- Estado: pendiente, solicitado, recibido, revisado o no aplica.
- Fecha límite.
- Fecha de recepción.
- Observaciones.
- Alerta de vencimiento.
Errores habituales
- No revisar que factura y packing list coincidan.
- Recibir documentos sin controlar si están completos o firmados cuando corresponda.
- No diferenciar entre documento obligatorio y documento solicitado por cliente o banco.
- Esperar a la fecha de salida para reclamar certificados.
- No registrar quién debe aportar cada documento.
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Esta guía es orientativa. Los documentos exigibles dependen de la mercancía, el país, el régimen aduanero y la normativa aplicable.